Informativa Whistleblowing

Informativa privacy ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679
sul trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti
(“Whistleblowing d.lgs. n. 24/2023”)

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento”) e del D.lgs. n. 196/2003 (di seguito collettivamente “Normativa Applicabile”), questo documento descrive le modalità con le quali vengono effettuati, attraverso l’apposito canale, le segnalazioni delle violazioni, di illeciti o irregolarità Whistleblowing.

Se la segnalazione proviene da un soggetto legato da un rapporto di lavoro o collaborazione assimilata, tale informativa deve intendersi come integrativa e non sostitutiva dell’informativa resa al personale per la gestione del rapporto di lavoro. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati personali, usi illeciti o non corretti, nonché accessi non autorizzati.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è Ente Bilaterale Agricolo Territoriale della Provincia di Brescia (nel seguito “Titolare”) con sede   in Via Creta 54 – 25124 (BS) (nel proseguo anche solo il “Titolare”), che può essere contattata ai seguenti indirizzi:

• telefonicamente a questo numero: 030 220 176
• attraverso posta ordinaria o raccomandata scrivendo a Ente Bilaterale Agricolo Territoriale della Provincia di Brescia, Via Creta 54, 25124 Brescia (BS) ;
• per e-mail: info@ebatbrescia.it
   

2. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI, FINALITA’ E BASI DEL TRATTAMENTO

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali.

I dati che saranno da Lei forniti per segnalare presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con il Titolare verranno trattati da quest’ultimo per gestire tali situazioni. I dati personali sono, dunque, acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono, altresì, riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segna-late.

In particolare, per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti degli eventuali responsabili delle condotte illecite.

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a secondo del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale, appartenenza sindacale, ecc. , e di cui all’art. 9 del Regolamento) e di dati relativi a condanne penali e reati (e di cui all’art. 10 del Regolamento).

Tenuto conto della normativa di riferimento in materia di “whistleblowing” si precisa che:

– Il trattamento dei dati comuni si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento;

– Il trattamento dei dati particolari si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritto specifici del titolare e dell’interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b) Regolamento);

– Il trattamento dei dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 del Regolamento, si fonda sull’obbligo di legge cui è soggetto il Titolare.

Al fine di classificare la Sua segnalazione come Whistleblowing i suoi dati identificativi (nome, cognome) dovranno essere forniti obbligatoriamente. Nel caso in cui il segnalante volesse, comunque, procedere con una segnalazione anonima quest’ultima verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circonstanziata, resa con dovizia di particolari e, dunque, in grado di far emergere fatti e situazione relazionabili a contesti determinati. È rimessa, invece, a ciascun segnalante la decisione circa quali ulteriori dati personali conferire. Maggiori sono i dettagli presenti nella segnalazione, maggiori saranno le possibilità del Titolare di intervenire.

Si precisa che, nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.

A sua tutela, solo il Gestore delle Segnalazioni Whistleblowing è in grado di associare le segnalazioni alle identità dei segnalanti.

Qualora esigenza istruttorie richiedano che altri soggetti debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero, comunque, venire a conoscenza di altri dati personali, sono, comunque, tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all’art. 331 c.p.p.

3. MODALITA’ DI TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE.

I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Il Titolare attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti, impiegando idonee misure di sicurezza, organizzative, tecniche e fisiche per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

Il Titolare, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, verifica periodicamente che:

• le misure di sicurezza tecniche ed organizzative relative agli strumenti mediante i quali i Suoi dati vengono trattati siano efficaci, in buono stato e costantemente aggiornate;
• i Suoi dati non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati oltre il necessario;
• i Suoi dati siano conservati con adeguate garanzie di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti;
• i Suoi dati siano conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione della segnalazione da te avanzata ed in particolare non oltre il tempo preventivamente prestabilito.

Il Gestore delle Segnalazioni Whistleblowing effettuerà una attività istruttoria preliminare della segnalazione.

Se a seguito dell’attività svolta dovesse ravvisare elementi di manifesta infondatezza ne disporrà l’archiviazione.

Invece, nel caso in cui dovesse ravvisare il fumus di fondatezza della segnalazione, trasmetterà la stessa, priva dei dati del segnalante, agli organi preposti interno o esterni, ognuno secondo le proprie competenze.

I dati personali verranno conservati per un periodo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione. È fatta salva la conservazione per un periodo superiore in relazione a richieste della pubblica autorità pubbliche e dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, nonché per esigenze connesse all’esercizio del diritto di difesa in caso di controversie.

4. DESTINATARI

La comunicazione dei dati personali raccolti avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti la gestione della segnalazione, nonché per rispondere a determinati obblighi di legge.

In particolare, la trasmissione (senza i Suoi dati identificativi) potrà avvenire nei confronti di:

1. a) responsabile Whistleblowing individuato dal Titolare;
2. b) società incaricata per la gestione della piattaforma, nella sua qualità di Responsabile Esterno ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 GDPR;
3. c) consulenti esterni (per es. studi legali) eventualmente coinvolti nella fase istruttoria della segnalazione;
4. d) funzioni aziendali coinvolte nell’attività di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni;
5. e) responsabile/i della/e funzione/i interessata/e dalla segnalazione;
6. f) posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione;
7. g) istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative;
8. h) organismo di vigilanza.

I Suoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti diversi da quelli sopra individuati.

La piattaforma informatizzata del titolare è situata in territorio svizzero. Ai fini delle garanzie dovute dall’art 45 del GDPR la Commissione con DECISIONE del 26 luglio 2000 riguardante l’adeguatezza della protezione dei dati personali in Svizzera a norma della direttiva 95/46/CE ha dichiarato che la Svizzera offra un livello adeguato di protezione dei dati personali trasferiti dall’Unione Europea. Pertanto per tale attività non risultano necessarie ulteriori autorizzazioni.

5. QUALI SONO I SUOI DIRITTI?

Lei, in qualità di interessato, vanta i seguenti diritti:

• di accesso, ovvero ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguarda e, in tal caso, di ottenere l’accesso a tali dati, compresa una copia degli stessi;
• di rettifica, ovvero ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti;
• alla cancellazione (diritto all’oblio), ovvero ottenere senza ingiustificato ritardo la cancellazione dei dati personali che lo riguardano;
• di limitazione di trattamento, ovvero ottenere la limitazione del trattamento, nei casi di cui all’art. 18 del Regolamento;
• alla portabilità dei dati, ovvero di ricevere dai Titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano e il diritto di trasmetterli a un altro Titolare senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati, nonché di ottenere che siano trasmessi direttamente ad altro Titolare qualora ciò sia tecnicamente fattibile;
• di opposizione, ovvero diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano basati sulla condizione di liceità del legittimo interesse o dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o dell’esercizio di pubblici poteri, compresa la profilazione, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’Interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Inoltre, il diritto  di  opporsi  in  qualsiasi  momento  al  trattamento  qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione, nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto;
• di revoca, ovvero di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
• di reclamo ovvero di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Montecitorio 121, 00186, Roma (RM).

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del Codice Privacy (in attuazione dell’articolo 23 del GDPR), si informa che i già menzionati diritti non possono essere esercitati da parte dei soggetti interessati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del GDPR) qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

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